Тема 8. Автоматизація обліку основних засобів
Мета заняття: вивчити порядок ведення інформації з обліку необортних активів; заповнення первинних документів з надходження і вибуття основних засобів; ведення обліку з переміщення та модернізації необоротних активів; проводити нарахування амортизації використовуючи програму «1С: Бухгалтерія 7.7»

Методичні вказівки до теми

Автоматизація обліку необоротних активів проводиться за наступними рахунками бухгалтерського обліку:

- 10 “Основні засоби”;

- 11 “Інші необоротні матеріальні активи”;

- 12 “Нематеріальні активи”;

- 13 “Знос необоротних активів”;

- 14 “Довгострокові фінансові інвестиції”;

- 15 “Капітальні інвестиції”.

В умовах автоматизації обліку виділяють такі завдання комплексу :

1. Облік наявності основних засобів, нематеріальних активів та МШП за місцями їх зберігання й експлуатації.

2. Пооб’єктний облік орендованих основних засобів.

3. Пооб’єктний облік наявності дорогоцінних металів і коштовних каменів у складі основних засобів.

4. Своєчасне відображення в обліку надходження, вибуття і переміщення ОЗ, нематеріальних активів та МШП в розрізі видів і груп.

5. Точне і своєчасне обчислення зносу основних засобів, нематеріальних активів , МШП.

6. Облік зносу і амортизації ОЗ , зносу нематеріальних активів, МШП.
7. Контроль за правильністю використання ОЗ і МШП, облік витрат на їх ремонт і ліквідацію.

8. Підготовка даних, що використовуються для складання встановленої поточної, періодичної та річної звітності.

9. Своєчасне проведення індексації основних засобів та відображення її результатів на рахунках бухгалтерського обліку.

В межах одного довідника різні елементи можуть бути об’єднані в групи. Всі дані щодо наявності основних засобів на підприємстві зберігаються в довіднику “Необоротні активи“, що є аналогом картотеки основних засобів на підприємстві. Цей довідник є дворівневим, що забезпечує додаткове групування об’єктів основних засобів , наприклад, “Виробничого призначення“ та “Невиробничого призначення“. Для створення групи об’єктів основних засобів виконуються дії:

“Дії“ – “Нова група“.

У вікні групи необхідно ввести Код та Назва об’єкту. В порівнянні з традиційним паперовим носієм комп’ютерна інвентарна картка включає більшу кількість реквізитів.

У довіднику Необоротні активи параметри елемента розташовані на двох сторінках і позначені у верхній частині картки закладки Основні та Додатково. Кожен елемент довідника може мати два варіанти запису назви:

 1) короткий – (заноситься до поля Назва картки елементу), використовується для пошуку та вибору елемента із загального списку в довіднику та підставляється як вибране значення в інші діалогові (електронні) форми;

2) повний – (вводиться до поля Повна назва), буде автоматично підставлятися в усі друковані форми (рахунки, акти, накладні тощо), що відображають рух цього об’єкту.

Далі зазначається рух необоротних активів, рахунок для їх обліку, вартість, дата введення в експлуатацію та одиницю виміру необоротних активів.

Над елементами та групами елементів довідника Необоротні активи, які надійшли, можна виконувати різні дії :

·        перейменовувати;

·        змінювати значення реквізитів (параметр);

·        переміщувати з однієї групи до іншої;

·        знищувати (позначати на знищення);

·        здійснювати пошук за назвою та іншими реквізитами ;

·        сортувати, копіювати тощо .

Інвентарний номер об’єкту проставляється програмою автоматично, але його може бути змінено в разі наявності на підприємстві певного порядку інвентарної нумерації. Організація бази даних дозволяє провести повну інвентаризацію основних засобів, включаючи визначення первісної вартості по групах, розрахувати і перевірити суми амортизаційних відрахувань і зносу по кожному інвентарному об’єкту, упорядкувати та перевірити інвентарні номери та інші результати в базі даних. В якості вхідної інформації для створення картотеки застосовуються інвентарні картки обліку основних засобів .

При реєстрації надходження основних засобів і внесення змін до інвентарної картотеки дані вводяться в окрему інвентарну картку. Крім картотеки записи заносяться до журналу бухгалтерських проведень і поповнюють списки об’єктів, які надійшли або були переміщенні.

Облік введення в експлуатацію необоротних активів. Основним документом для введення в експлуатацію необоротних активів є однойменний документ “Введення в експлуатацію“. Для заповнення даного документу необхідно виконати такі дії :

“Документи“ – “Необоротні активи і МШП“ – “Введення в експлуатацію “.

Заповнення діалогової форми цього документу розпочинається з вибору операції Введення в експлуатацію необоротних активів, де проставляться вид необоротних активів та місця їх зберігання або матеріально - відповідальні особи, за якими вони закріплені.

В табличній частині документу вказуються наступна інформація: аналітика рахунку капітальних інвестицій, де була врахована первісна вартість, назва об’єкту, одиниця виміру, ціна без ПДВ, сума без ПДВ.

При проведені документу буде сформовано необхідний набір бухгалтерських проведень щодо прийняття об’єктів необоротних активів на баланс підприємства та збільшення балансової вартості відповідних груп основних засобів для податкового обліку. При введенні в експлуатацію виконується контроль на дублювання інвентарних номерів, а дані про найменування підрозділів і значення норм амортизації по об’єкту, що вводиться, беруться з відповідних класифікаторів. У випадку відсутності даних в класифікаторі інвентарний номер поповнюється.

Для відображення в обліку факту виведення з експлуатації матеріальних і нематеріальних необоротних активів внаслідок їх реалізації чи списання, передбачений документ Ліквідація необоротних активів або Ліквідація нематеріальних активів. Вибір варіанту вибуття (списання або реалізація) здійснюється в реквізиті Вид ліквідації діалогової форми окументу. У випадку виведення з експлуатації об’єктів основних засобів в результаті їх ліквідації на закладці Додатково потрібно вибрати варіант ліквідації, що забезпечить формування деякого набору проведень в податковому обліку (для виробничих активів). Тут також визначається рахунок витрат, в дебет якого списується залишкова вартість необоротних активів. В рядку Необоротні активи табличної частини потрібно вказати об’єкт, який підлягає списанню з обліку, після чого всі реквізити, необхідні для введення в документ, автоматично заповнюється з довідника Необоротні активи.

В процесі експлуатації необоротні активи можуть переміщуватись з одного підрозділу в інший, від однієї матеріально - відповідальної особи до іншої. Оформлення такого роду операцій здійснюється за допомогою документу Переміщення. Для цього необхідно виконати наступні дії:

“Документи“ – “Складські“ - “Переміщення“.

В цьому документі зазначається, звідки та куди переміщується необоротний актив, хто його видав та отримав, формуються проведення тощо. Рух необоротних активів відображається за їх обліковою ціною.

Порядок нарахування амортизації. В процесі експлуатації необоротні активи зношуються, що відповідно зменшує їх фактичну вартість . Для нарахуванні зносу в програмі “1С : Бухгалтерія 7.7“ використовується документ Розрахунок зносу або Нарахування зносу. Дані для нарахування зносу вказуються в довіднику необоротних активів: для кожного об’єкту - певний метод нарахування зносу, вводяться дані, необхідні для розрахунку амортизаційних відрахувань. Тут же визначається рахунок витрат , на який буде віднесено суму нарахованого зносу. Функція нарахування зносу в програмі реалізована за такими методами:

·   прямолінійного списання (прямолінійного методу);

·   зменшення залишку (кумулятивного методу);

·   сума одиниць (виробничого методу);

·   нарахування амортизаційних відрахувань в податковому обліку (податкового методу).

За допомогою кнопки Провести можна здійснювати проведення документу, не закриваючи при цьому його діалогової форми. Після проведення документу стане доступною кнопка Друк, що дозволить отримати друковану форму відомості нарахування амортизації в бухгалтерському і податковому обліку.

В процесі господарської діяльності підприємство може ремонтувати та модернізувати необоротні активи з метою підтримання їх експлуатаційних якостей, підвищення ефективності використання, а також продовження терміну служби. Для виявлення обсягу і визначення собівартості виконуваних ремонтних робіт та правильності відображення зміни балансової вартості об’єктів основних засобів використовується документ Модернізація необоротного активу або Модернізація нематеріальних активів. Заповнення електронного документу розпочинається з вибору в реквізиті Необоротні активи об’єкту, щодо якого здійснювався ремонт, матеріально відповідальної особи, за якою закріплено даний об’єкт, а також місця його зберігання. Далі необхідно вказати спосіб проведення ремонтних робіт (власними силами чи підрядним способом). Після встановлення параметру вказати суму на витрати вручну можливий перегляд та редагування тієї суми, в рамках якої підприємство має право віднести свої витрати на ремонт (модернізацію) до валових витрат (для податкового обліку). При проведенні документа витрати, що перевищують вказаний ліміт, будуть віднесені на збільшення балансової вартості відповідної групи основних засобів в податковому обліку. Стаття валових витрат у проведенні по віднесенню суми витрат, що не перевищує встановлений законодавством рівень віднесення витрат до складу валових витрат підприємства, вказується в реквізиті Валові витрати .

При проведенні ремонту власними силами в рядку кількості вказуємо кількість затрачених одиниць запасів на проведення ремонту, саме на підставі цих даних заповнюються рядки Ціна та Сума.

Якщо ремонт (модернізація) необоротного активу здійснюється через будівельне підприємство, то в діалоговій формі документу з’являється закладка Додатково. Встановлений параметр ПДВ включено є ознакою того, що підприємство не має права включати суму ПДВ, яка сплачена підприємству - підряднику, для віднесення її до податкового кредиту. Якщо встановити параметр при проведенні документу, буде використовуватись стандартний механізм визначення суми і формування проведень за першою подією.

Заповнення табличної частини документу потрібно розпочинати з вибору в рядку Рахунок бухгалтерського рахунку, що кореспондує по кредиту з рахунком, на який будуть списані витрати на ремонт необоротного активу.

Рахунок, на який будуть списані витрати на ремонт (модернізацію) активу по поточному рядку, вказується в реквізиті Рахунок модернізації. Це може бути відповідний субрахунок рахунку 15 “Капітальні інвестиції“, на який списуються витрати по ремонту. В цьому випадку сума витрат (по поточному рахунку) буде віднесена на збільшення балансової вартості такого об’єкту.

Якщо метою поточних витрат на ремонт є оновлення первинного ресурсу необоротного активу, в рахунку Рахунок модернізації потрібно вказати один із витратних рахунків та суму поточних витрат, яка буде відображена у складі витрат поточного періоду. При цьому балансова вартість об’єкту бухгалтерського обліку не буде змінена. Якщо ремонт здійснюється будівельним підприємством, в рядку Сума табличної частини вказується вартість поточних витрат.

	ЛІТЕРАТУРА ДО ТЕМИ

 

 

1.      Бутинець Ф.Ф. Інформаційні системи бухгалтерського обліку. – Житомир: ПП      „Рута”,  2002, с. 303-310;

2.      Дубій О. 12 уроків з 1С: Бухгалтерії. Версія 7.7. українське законодавство 2-е основне виджання: Львів – 2002, с.129-137

3.      М.М. Редько Інформатика та комп’ютерна техніка. – Немішаєве: НМЦ, 2003, с.146-155;

4.     1С: Предприятие 7.7, руководство по ведению учета „Бухгалтерський учет” для Украини.

 

Контрольні запитання для перевірки знань

1.     У розрізі яких субрахунків ведеться бухгалтерський облік основних засобів в умовах використання програми «1 С: Бухгалтерія 7.7»?

2.     Охарактеризуйте три способи відкриття довідника «Необоротні активи» в програмі «1С: Бухгалтерія 7.7».

3.     Який документ використовується для нарахування амортизації в умовах застосування програми «1С: Бухгалтерія 7.7».

4.     Які основні реквізити містить документ «Модернізація необоротних активів»?

5.     В чому полягає налагодження інтерфейсу прпограми?

6.     Як здійснити в програмі «1С: Бухгалтерія 7.7» списання необоротного активу внаслідок втрати своїх корисних властивостей з вини працівника?

Практичні завдання

Задача 1. В довіднику «Необоротні активи» створити групи: Основні засоби, інші необоротні матеріальні активи.

 

Задача 2. Для групи ОЗ (метод нарахування амортизації прямолінійне списання) ввести елемент:

Будівля цеху, 1 шт., первинна вартість – 1000000 грн., в податковому обліку – Гр. 1, строк корисного використання – 60 місяців.

 

Задача 3. Для групи Інші необоротні матеріальні активи (рахунок обліку 111)– бібліотечні фонди, рахунок затрат – 92, не нараховувати в податковому обліку, метод нарахування амортизації - прямолінійний) ввести елемент:

Набір книг з комп’ютерноії техніки, 1 шт., вартість – 600 грн.

 

Задача 4. В довіднику «Інвестиції» створити групи: купівля ОЗ, купівля інших НМА.

Задача 5. Оприбуткувати всі необоротні активи, перераховані вище, одною Прихідною накладною: дата 01.05.13, Контрагент – «ВАТ Родон», місце зберігання – основний склад, на який оприбутковуємо – ОС, НМА, др.Необр.активи, (вибір табличної частини має проводитись з довідника Інвестиції). Зберегти документ і в журналі перевірити проводки цього документу.

 

Задача 6. Ввести 01.05.13 двома документами Введення в експлуатацію (окремо ОЗ, окремо інші необоротні матеріальні активи): місце зберігання – основний склад, включити опцію – ввод в експлуатацію необор.активів, вид необор.активів – вибрати відповідно до групи елементів, що вводяться, в табличній частині обов’язково заповнити всі колонки. Зберегти документи і в журналі перевірити проводки цих документів.