Тема 4.  Організація машинної інформаційної бази

Мета заняття:  вивчити зміст машинної інформаційного забезпечення; класифікацію та склад автоматизованого банку даних, процес створення його,  методи організації даних і доступу до них, сховища даних.

Методичні вказівки до теми

Машинна інформаційна база розміщується на машинних носіях. Інформацію на таких носіях, на відміну від носіїв позамашинної інформаційної бази, можна прочитати переважно тільки з допомогою технічних засобів.

Носії машинної інформаційної бази можна класифікувати на: перфораційні, магнітні, лазерні, комбіновані та ін.

Найбільш поширені в даний час магнітні і лазерні носії.

Магнітні носії інформації класифікуються на: магнітні стрічки, магнітні барабани, магнітні диски, інші магнітні носії.

Лазерні носії класифікуються на оптичні і магнітно-оптичні; одноразового запису та багаторазового запису; односторонні і двосторонні.

До комбінованих носіїв інформації можна віднести первинні документи з графітними і магнітними відмітками, з нормалізованими і стилізованими шрифтами, смарт-карти.

Для кращої організації і функціонування машинної інформаційної бази створюються бази даних (БД) і автоматизовані банки даних (БнД).

Різновидами БД є сховища даних, в яких дані історично накопичуються і використовуються, поповнюючись у чітко регламентований час. Якщо ж у банку накопичуються, актуалізуються і використовуються знання, то такий банк називають банком знань (БЗ). Коли банк призначений для зберігання і використання математичних моделей, то називається банком моделей (БМ).

Процес створення БнД проходить відповідні етапи, на кожному з яких він приймає форму певної моделі: інфологічна модель (вказується, що повинна мати і обробляти проектована система, не торкаючись конкретних питань її реалізації), датологічна (внутрішня) модель (є подальшою орієнтацією логічної моделі предметної області на конкретну СУБД), фізична модель (суть її полягає у відображенні датологічної моделі в середовище зберігання з врахуванням можливостей СУБД і фізичної організації даних).

Методи організації даних і доступу до них виділяють такі: послідовний, індексно-послідовний, прямий і бібліотечний.

При використанні баз даних слід мати на увазі, що для створення файла засобами СУБД DEBASE/FOXBASE/ після запуску системи вводиться команда створення структури файла CREATE. Після цього вводиться ім’я файла, а потім вказується структура файла. Символьні поля позначаються знаком С, а цифрові — знаком N.

Після введення останнього імені поля клавішу вводу ENTER натискують два рази і на запитання машини про введення даних /Іnput data record now Y/N/ вводиться Y. Потім вводяться конкретні дані. Після введення останнього поля одночасно натискують дві клавіші CTRL і Q.

Для друку структури файла чи його даних вводиться відповідна команда LІST STRU TO PRІNT чи LІST TO PRІNT.

Якщо необхідно працювати з файлом, що створений раніше, то після запуску системи (появи на екрані знака) вводиться команда USE (ім’я файла). Для доповнення файла новими даними вводиться команда APPEND і потім самі дані згідно з структурою файла, як сказано раніше. Для внесення змін після команди USE натискують клавішу ESC і командою LІST видаються на екран дані файла. Запам’ятовується номер запису, що буде змінюватися (N), і вводиться команда EDІT N. Курсор підводиться до місця виправлення і вносяться відповідні зміни.

Після коригування всіх записів натискують клавіші PgUp чи PgDn чи ESC, чи CTRL W.

Набагато більше зручностей при створенні баз даних надає система ACCESS, а особливо для тонкої наладки таблиць БД її модулі Wіzards. Так, Table Analyzer Wіzard аналізує один або декілька безструктурних («плоских») файлів і створює з них набір реляційних таблиць, що важливо для мало досвідчених у роботі з реляційними БД користувачів. Perfomance Analyzer Wіzard оцінює додаток ACCESS і дає рекомендації з підвищення продуктивності шляхом модифікації таблиць, що використовуються в програмі, запитів, форм і звітів. Багато зручностей надає «Майстер» Mіcrosoft, функція AutoForm і ін.

Для створення БД у середовищі ACCESS з меню «Файл» необхідно вибирати пункт «Створити…» (чи натиснути на відповід­ну піктограму) і у вікні, що після цього з’явиться, ввести ім’я створюваної бази даних з розширенням «.mdb». З’явиться нове діалогове вікно з панелею «База даних», яка використовується для створення таблиці БД. Для цього послідовно натискають кнопки «Таблиця» і «Створити», що відкриє панель «Створення таблиці». На цій панелі натискають кнопку «Нова таблиця», в результаті чого відкривається діалогове вікно «Таблиця» в режимі конструктора. Можна скористатися кнопкою «Майстер», але якщо в наборі майстра є відповідна таблиця.

Після цього описують поля таблиці: в клітинках стовпця «Поле» вказують назви полів; в клітинках стовпця «Тип даних» можна текстом описати дані поля; в клітинках стовпця «Опис» можна ввести додаткову текстову інформацію про поля; в нижній частині вікна можна також змінити встановлені по умовчанню значення вказаних рядків (розмір поля, формат поля та ін.); послідовним встановленням курсора на ключове поле і клацанням на відповідній піктограмі з ключиком визначають ключові поля таблиці.

Для збереження таблиці натискають відповідну піктограму «Зберегти», у полі, що з’явиться набирають необхідну назву таблиці і закривають таблицю.

Модифікувати існуючу таблицю можна використанням кнопки «Конструктор» панелі «База даних».

Для пов’язування таблиць в ACCESS створюється схема бази даних. Для цього в пункті головного меню «Правка» вибирають підпункт «Схема даних» (або натискають відповідну піктограму) і на панелі, що з’явиться («Добавлення таблиці»), відмічають використовувані таблиці, натискають послідовно кнопки «Добавити» та «Закрити». На панелі «Схема даних» з’явиться зображення зв’язуваних таблиць.

Зв’язують таблиці встановленням курсору на ключовий атрибут основної таблиці з наступним натисканням лівої кнопки «миші» і переміщенням курсору без відпускання кнопки на ключовий атрибут залежної таблиці (ключові поля пов’язаних таблиць повинні мати однаковий тип даних). З’явиться панель «Зв’язки». На ній активізують клітинку «Забезпечення цілосності даних» і натискають кнопку «Створити», або активізують поля вибору «Каскадне поновлення зв’язаних полів» та «Каскадне видалення зв’язаних полів» і вибирають один з двох типів відношень між таблицями («Один-до-одного» чи «Один-до-багатьох»). Зв’язування таблиць повторюється для кожної пари, а потім схема даних зберігається і закривається.

Для заповнення таблиць на панелі «База даних» встановлюють курсор на потрібну таблицю (починають переважно з довідників), натискають на кнопку «Відкрити», у відповідні поля панелі «Таблиця» вводять інформацію і закривають таблицю.

1.     Бутинець Ф.Ф. Інформаційні системи бухгалтерського обліку.-  Житомир: ПП „Рута”,  2002 рік. стор.8-86;

2.     Закон України «Про інформацію»  від 02.10.1992 року, ВР, 1992 р. № 48;

                   Контрольні запитання для перевірки знань

1.     Поняття машинної інформаційної бази.

2.     Склад та характеристика машинної інформаційної бази.

3.     Класифікація носіїв машинної інформаційної бази.

4.     Автоматизований банк даних.

5.     Бази даних, знань і моделей. Сховища даних.

Термінологічний словник

База даних — сукупність використовуваних даних, які організовані за певними правилами, що передбачають загальні принципи опису, зберігання і маніпулювання даними незалежно від прикладних програм.

Банк даних — це людино-машинна система з відповідно організованими даними та технічними, програмними, мовними і організаційно-методичними засобами для забезпечення централізованого накопичення і колективного використання даних.

Інформаційна база — це сукупність упорядкованої інформації, що використовується при функціонуванні системи.

Машинна інформаційна база — це частина інформаційної бази, що є сукупністю використовуваних в автоматизованій системі даних на машинних носіях системи.

Сховища даних – дані, що історично накопичуються і використовуються, поповнюючись у чітко регламентований час.