Тема 3.
Тема 3. Організація поза машинної інформаційної бази
Мета заняття — вивчити завдання та роль бухгалтерського обліку, склад і вимоги до уніфікованої первинної документації, організацію та та ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, організацію зберігання документів.
Методичні вказівки до теми
Однією з забезпечуючих (підтримуючих) підсистем інформаційних систем є інформаційне забезпечення — сукупність реалізованих рішень щодо обсягів, розміщення і форм організації інформації. Інформаційне забезпечення складається з методичних і інструктивних матеріалів з організації систем, системи класифікації і кодування, інформаційної бази. Інформаційна ж база автоматизованої інформаційної системи як сукупність упорядкованої інформації, що використовується при функціонуванні системи, поділяється на позамашинну і внутрімашинну (або машинну). Позамашинна інформаційна база складається з нормативно-довідкових документів, документів із плановою, обліковою і іншою інформацією, необхідною для створення і функціонування внутрімашинної інформаційної бази і функціонування всієї системи.
Основним носієм позамашинної інформаційної бази економічної інформаційної системи є первинний документ. Документи можуть класифікуватися на: планові, звітно-статистичні, первинні облікові, фінансові, організаційно-розпорядницькі, з матеріально-технічного постачання і збуту, ціноутворення і т.д. (за формальними та загальними смисловими ознаками ); матеріальні, грошові, розрахункові, товарні та ін. (за характером відображених операцій); розпорядчі, виправдувальні, бухгалтерського оформлення (за призначенням); разові, накопичувальні, одиничні, звідні (за способом охоплення господарських операцій); односторонні, багатосторонні, однорядкові, багаторядкові (за характером заповнення); лінійні, анкетні, зональні, комбіновані (за формою побудови), основні і супроводжуючі (за їх роллю в господарському процесі), оформляємі, виконувані, виконані (згідно з життєвим циклом).
На державному рівні була розроблена і функціонує дотепер уніфікована єдина система конструкторської документації (ЄСКД) і єдина система технологічної документації (ЄСТД), пристосовані до машинної обробки.
До документів ставляться вимоги, які можна поділити на загальні і специфічні. До загальних вимог відносять розміщення реквізитів у їх логічній послідовності для полегшення процесу заповнення, читання і обробки документа; виділення достатньої ширини граф для чіткого розміщення реквізитів; включення в документ необхідного мінімуму даних для одержання результатної інформації і т.д.
Специфічні вимоги пов’язані з використанням обчислювальної техніки чи з іншими причинами (наприклад, виділення в окрему зону реквізитів, що повторюються; графи, з яких дані переносяться на машинний носій, виділяються жирними лініями; послідовність розміщення даних у документі узгоджується з послідовністю розміщення даних на машинному носієві; є можливість видалення значної частини постійних реквізитів, оскільки вони можуть зберігатися у відповідних машинних довідниках).
При виведенні інформації на екран дисплея чи друк враховуються не тільки технічні можливості дисплея (кількість одночасно видимих на ньому рядків та знаків у рядку, передача кольорів), але і вимоги до розміщення самої інформації (послідовність групувальних реквізитів, кількісних показників, граф, текстової інформації тощо).
Основні форми документообороту: ручна, електронна і змішана (за технікою виконання); централізована, частково централізована і децентралізована (за централізацією документообороту).
|
ЛІТЕРАТУРА ДО ТЕМИ |
1. Закон України від 16.07. 1999 року № 996-ХІV „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”
2. Закон України «Про інформацію» від 02.10.1992 року, ВР, 1992 р. № 48;
3. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 р., № 851 – ІV;
4. Положення (стандарти) бухгалтерського обліку;
5. Ф.Ф. Бутинець „Інформаційні системи бухгалтерського обліку”:в-во Житомир ПП. „Рута” 2002 рік.
Контрольні запитання для перевірки знань
1. Поняття позамашинної інформаційної бази.
2. Основні вимоги до носіїв, організації позамашинної інформаційної бази і документообороту.
Термінологічний словник
Автоматизований банк даних — система інформаційних, математичних, програмних, мовних, організаційних і технічних засобів, необхідних для інтегрованого нагромадження, зберігання, ведення, актуалізації, пошуку і видачі даних.
База даних — пойменована структурована сукупність взаємопов’язаних даних, які характеризують окрему предметну область і перебувають під керуванням СКБД.
Первинний документ - основний носієй позамашинної інформаційної бази економічної інформаційної системи.
Інформаційна база — сукупність інформації, що певним чином організовується, зберігається та контролюється, зафіксованої на носіях ІС. Ця інформація відбиває стан керованого об’єкта і зовнішнього середовища.
Машинна інформаційна база — частина інформаційної бази ІС, що являє собою сукупність інформаційних файлів, які зберігаються в пам’яті ЕОМ і на магнітних носіях.
Позамашинна інформаційна база — частина інформаційної бази ІС, що являє собою сукупність документів, призначених для безпосереднього сприйняття людиною без застосування засобів обчислювальної техніки.
Предметна область — частина реальної системи, що являє інтерес для даного дослідження. У разі проектування автоматизованих інформаційних систем предметна область відображається моделями даних декількох рівнів. Слід розрізняти повну предметну область (велике підприємство) та організаційну одиницю цієї предметної області, яка в свою чергу може являти свою предметну область. Інформація, необхідна для опису предметної області, залежить від реальної моделі і може включати відомості про персонал, заробітну плату, продукцію, обладнання, операції, тобто відомості про людей, предмети, події і поняття.
