Тема 2. Економічна інформація і засоби її формалізованого опису

Мета заняття — засвоєння знань щодо структури, форм подання економічної інформації, правильне застосування методів класифікації та кодування інформації. Застосування теоретичних знань під час розв’язування проблемних завдань

 

Методичні вказівки до теми

Економічну інформацію можна класифікувати за такими озна­ками: функціями, що виконуються в процесі управління об’єк­том; видами об’єктів, які відображаються в інформаційній системі; призначенням у процесі управління; відношенням до об’єкта, який регулюється; стабільністю використання; стадіями виникнення; з позиції достовірності. Важливими функціями інформації, що реалізуються в процесі управління економічним об’єктом, є: прогнозування, планування, облік, контроль, аналіз, координація та регулювання. Отримання інформації з метою її використання пов’язане з виконанням трудомістких операцій зі збирання, фіксації, передавання, обробки та зберігання даних, що характеризують виробничу діяльність об’єкта та його зв’язки. При цьому слід зауважити, що достовірність і своєчасність отриманої інформації впливають на ефективність прийнятих управлінських рішень. Саме управління є особливим видом діяльності, який полягає у визначенні цілей об’єктів, засобів їх досягнення, а також у впливі на об’єкти для отримання поставленої мети.

 

Інформаційну сукупність можна поділити на такі складові одиниці інформації: атрибут (реквізит), економічний показник, документ, масив (файл).

Структура економічної інформації

Структура інформації визначає її будову, виділення в її складі окремих елементів. У контексті процесів керування економічними об’єктами вирізняють логічну структуру інформації, а з погляду зберігання даних на носіях — фізичну структуру даних.

Для логічних структур інформації характерне таке виокремлення елементів даних у порядку їх агрегування: символ ® реквізит ® показник ® масив ® інформаційний потік ® інформаційна база.

Символ — елемент даних, який не має змісту; це елементарний сигнал інформації (літера, цифра, знак).

Реквізит (атрибут) — інформаційна сукупність найнижчого рангу, яка не підлягає поділу на одиниці інформації. Реквізити бувають двох видів: реквізити-основи (реквізити-величини) та реквізити-ознаки. Реквізит-основа розкриває абсолютне або відносне значення реквізиту-ознаки. Реквізит-ознака відбиває якісні властивості сутності і характеризує обставини господарського процесу.

Економічний показник —інформаційна сукупність з мінімаль­ним складом реквізитів-основ і реквізитів-ознак, достатнім для створення елементарного документа (документорядка). Показник характеризує економічний об’єкт з кількісного та якісного боку (наприклад, «кількість матеріалу певного виду, що надійшла від деякого постачальника на склад підприємства»).

Масив даних — набір взаємопов’язаних даних однієї форми. Прикладом масиву даних є сукупність даних про надходження матеріалів на підприємство від постачальників.

Сукупність масивів даних, що стосуються тієї самої ділянки управлінської роботи, називають інформаційним потоком.

 

Наприклад: описати процес оформлення відпуску готової продукції, де наведено: код і найменування готової продукції, назва одиниці виміру готової продукції, коди складу та одержувача готової продукції, кількість затребувана і відпущена, ціна, сума, номер документа, за яким відпущена готова продукція. Потрібно скласти характеристику атрибутів і формалізований опис показників (можна подати у вигляді таблиці такої форми).

 

ХАРАКТЕРИСТИКА АТРИБУТІВ

Назва	Ідентифікатор	Умовне позначення	Характеристика
Код готової продукції	KGP	І	Якісний, груповий
Назва готової продукції	NGP	—	Якісний, довідковий
Одиниця виміру	NO	—	Якісний, довідковий
Код одержувача	KO	о	Якісний, груповий
Код складу	KS	s	Якісний, груповий
Ціна	ZEN	Z	Розціночний, кількісний
Кількість затребувана	KІZ	KZ	Плановий, кількісний
Кількість відпущена	KІV	KV	Фактичний, кількісний
Номер документа	ND	D	Якісний, груповий
Сума	SUM	S	Розрахунковий, кількісний

Опис показників:

KZ_іosd — кількість затребуваної і-ї готової продукції о-м одержувачем зі s-го складу за d-м документом;

KV_іosd — кількість відпущеної і-ї готової продукції о-му одержувачеві зі s-го складу за d-м документом;

Z_і — ціна і-ї готової продукції;

S_іosd — сума відпущеної і-ї готової продукції о-му одержувачеві з
s-го складу за d-м документом:

S_іosd = KV_іosd ·Z_іosd.

 

Фізичний підхід розуміє виділення структурних одиниць даних залежно від носія даних і способу їх фіксації (одиниці наведено у порядку укрупнення): символ ® поле ® агрегат даних ® запис ® файл ® база даних.

Поле — поєднання символів, яке приводить до створення мінімального семантичного елемента файла (рік, цех).

Агрегат даних — пойменована сукупність двох або більше полів, яка має самостійний зміст (наприклад, адреса).

Запис — сукупність полів, об’єднаних за змістовним принципом, яка є об’єктом і результатом одного кроку оброблення даних (наприклад, відомості про працівника).

Файл — пойменована сукупність записів для об’єктів одного типу. Прикладом файла можуть слугувати відомості про всіх працівників підприємства.

База даних — пойменована сукупність взаємопов’язаних фай­лів з мінімальною надмірністю, призначена для одночасного використання багатьма користувачами.

Методи класифікації та кодування інформації

Система класифікації інформації об’єднує сукупність методів і правил класифікації та їхній результат. Розрізняють два основних методи класифікації інформації: ієрархічний та фасетний.

Ієрархічний метод класифікації полягає у послідовному розділенні множини об’єктів на підпорядковані (залежні) класифікаційні угруповання. Ієрархічна класифікація характеризується кіль­кістю ступенів (глибиною), місткістю, гнучкістю під час побудови. Її вадами є жорсткість структури, потреба у великому резерві місткості, неможливість класифікації за непередбаченим сполученням ознак.

Фасетний метод класифікації передбачає паралельне розділення множини об’єктів на незалежні класифікаційні угруповання. Перевагами фасетного методу є гнучкість структури, пристосованість до змінюваних умов управління. Але цей метод може не повно використовувати місткості через відсутність практичного застосування багатьох з можливих сполучень ознак.

Кодування інформації — це процес позначення множини об’єктів або повідомлень набором символів заданого алфавіту на основі сукупності певних правил. Найчастіше використовуються такі методи кодування:

1)                порядковий;

2)                серійно-порядковий;

3)                послідовний;

4)                паралельний.

У разі використання порядкового методу коди об’єктів утворюються з чисел натурального ряду. Порядковий метод застосовується для кодування одноознакових, сталих і малозначних номенклатур, як-от: категорії персоналу, статті витрат тощо.

Серійно-порядковий метод використовується для об’єктів з двома ознаками і передбачає розділення первинної множини об’єктів на декілька підмножин за одною ознакою та призначення серії номерів кожній підмножині. Цей метод може застосовуватися для кодування за алфавітом, наприклад, прізвищ студентів з присвоєнням послідовних номерів з одної серії прізвищам, що починаються на однакову літеру.

Послідовний метод кодування — це утворення коду класифікаційного угруповання або об’єкта класифікації з використанням кодів послідовно розташованих підпорядкованих угруповань, отриманих за допомогою ієрархічного методу класифікації.

Паралельний метод кодування — це утворення коду класифікаційного угруповання або об’єкта класифікації з використанням кодів незалежних угруповань, отриманих за допомогою фасетного методу класифікації.

Послідовний та паралельний методи використовуються для кодування об’єктів, що характеризуються декількома ознаками і класифікуються за ієрархічним або фасетним методом.

	ЛІТЕРАТУРА ДО ТЕМИ

 

 

 

 

1.     М.М. Редько, Навчально – методичний посібник «Інформаційні системи і технології в обліку» НМЦ, 2003р.

2.     Ф.Ф. Бутинець „Інформаційні системи бухгалтерського обліку”:  в-во  Житомир ПП. „Рута”  2002 рік. стор.8-86;

3.     Закон України «Про інформацію»  від 02.10.1992 року, ВР, 1992 р. № 48.

  Контрольні запитання для перевірки знань

1.  Що розуміють під класифікацією економічної інформації?

2. Які методи класифікації використовують на практиці?

3. В чому полягає ієрархічний метод класифікації?

4. В чому полягає фасетний метод класифікації?

5. В чому полягає комбінований метод класифікації?

6. Як здійснюється класифікація найменувань структурних одиниць інформа-

ційної бази?

7. У чому полягає система класифікації найменувань реквізитів-основ?

8. Що покладено в основу класифікації реквізитів-ознак?

9. Для чого призначене кодування економічної інформації?

10. Які види кодування використовуються в АСУП? Дайте їм коротку ха-

рактеристику.

11. Які існують види класифікаторів, засоби їх впровадження та введення на

підприємстві?

12. В чому суть моделювання елементів економічної інформації?

  Практичні завдання

    Завдання 1. На складі для реалізації зберігаються книги двох видавництв: «Либідь» та «Аванта», 45 авторів, таких видів: спеціальна література —     30 найменувань, художня — 15 найменувань, підручники — 20 найменувань.

  Вибрати метод кодування та розробити структуру коду книги.

  Завдання 2. У магазині продається посуд 35 найменувань, вищого, першого і другого ґатунку, заводів-виробників: «Емальпосуд», «Фарфор»,    «Склопосуд».

 Вибрати метод кодування та розробити структуру коду товару.

Завдання 3. На підприємстві є в наявності малоцінні та швидкозношувані предмети: технологічна тара — контейнери, піддони; інвентар — верстати, тумбочки, лабораторне устаткування.

Вибрати метод кодування та розробити структуру коду МШП.

 

Термінологічний словник

 

Алфавіт коду — система знаків, прийнятих для створення коду.

Довжина коду — число знаків у коді без урахування пропуску.

Економічна інформація — сукупність різних відомостей економічного характеру, що виникають при підготовці виробництва, в процесі виробничо-господарської діяльності, в управлінні цією діяльністю, які можна фіксувати, передавати, перетворювати, зберігати і використовувати для здійснення функцій управління народним господарством і його окремими ланками різних рівнів.

Ієрархічний метод класифікації — послідовний розподіл множини об’єктів на підпорядковані класифікаційні угрупування.

Інформаційне забезпечення систем — сукупність реалізованих рішень щодо обсягів, розміщення та форм організації інформації.

Класифікатор — офіційний документ, що являє собою систематизоване зведення назв і кодів класифікаційних угрупувань і (чи) об’єктів класифікації.

Класифікація — це розподіл множини об’єктів на підмножини за їх схожістю чи відмінністю відповідно до прийнятих методів.

Код — знак чи сукупність знаків, прийнятих для позначення класифікаційного угрупування і (чи) об’єкта класифікації.

Кодування — створення і привласнення коду класифікаційному угрупуванню і (чи) об’єкту класифікації.

Контрольне число — число, що використовується для перевірки правильності запису кодів.

Об’єкт класифікації — елемент класифіковуваної множини .

Ознака класифікації — властивість чи характеристика об’єкта, за яким проводиться класифікація.

Основа коду — число знаків в алфавіті коду.

Паралельний метод кодування — створення коду класифікаційного угрупування і (чи) об’єкта класифікації з використанням кодів незалежних угрупувань, одержаних при фасетному методі класифікації, і його привласнення.

Порядковий метод кодування — утворення коду з чисел натурального ряду і його привласнення.