Тема 12

Тема 12. Автоматизація обліку фінансово-розрахункових операцій

 

Заняття 1.  Облік касових операцій в національній валюті

Заняття 2. Облік касових операцій в іноземній валюті

Мета заняття: вивчити порядок формування документів з обліку касових операцій в національній та іноземній валюті, формувати касову книгу. Проводити розрахунок курсових різниць у бухгалтерському обліку й облік прибутків (збитків) від зміни курсу іноземної валюти відносно курсу гривні. Аналізувати інформацію.

Методичні вказівки до теми

У програмі "1С:Бухгалтерія для України" для бухгалтерського обліку готівкової валюти використовуються рахунки 301 "Готівка в національній валюті" і 302 "Готівка в іноземній валюті".

Аналітичний облік на цих рахунках організований з допомогою субконто Наші грошові рахунки. Це дворівневий довідник, відкрити який можна через меню Довідники/Рахунки нашої фірми. Крім основної каси, підприємство може мати підрозділи, які здійснюють операції з готівкою з оформленням прибутковими і видатковими касовими ордерами, розташовані окремо від нього, які також зобов'язані мати свою касу і вести окрему касову книгу.

Тоді, крім елемента Основна каса, слід ввести додатково стільки кас, скільки є таких підрозділів. Крім того, за кожною іноземною валютою в касі підприємства ведеться окрема касова книга й аналітичні облікові регістри. Тому слід ввести до довідника стільки елементів, скільки є в касі підприємства валют. Для кожної каси в довіднику зазначається рахунок обліку і валюта з довідника Валюти. Значення останніх номерів касових документів програма заноситиме до довідника самостійно.

У програмі для оформлення надходження і видачі готівкових коштів, у тому числі валютних, використовуються документи Прибутковий касовий ордер і Видатковий касовий ордер (нумерація ордерів ведеться за кожною касою незалежно). Для формування касової книги використовується звіт Касова книга (може бути сформована за кожною касою окремо і за всіма касами підприємства в національній валюті). Для побудови журналу-ордера №1 і відповідної відомості використовується стандартний звіт Журнал-ордер по субконто.

Щоб автоматично сформувати касову книгу, у типовій конфігурації константа Проводки по касі тільки касовими ордерами повинна мати значення так.

При обліку готівкової валюти в касі слід відобразити в обліку різниці, що виникають за рахунок коливання курсу. У програмі передбачено автоматичний розрахунок курсових різниць у бухгалтерському обліку й облік прибутків (збитків) від зміни курсу іноземної валюти відносно курсу гривні. інформація про історію зміни курсу за датами зберігається в періодичних реквізитах Курс НБУ і Кратность в довіднику Валюти.

Щоб внести курс валюти USD за потрібні дати, відкриємо довідник "Валюти" (меню Довідники/Валюти) і виберемо в списку валюту Доллар США. Натиснення кнопки Істория у вікні списку  викличе історію курсу валюти. Кнопки Добавити, Змінити, Видалити, Видалити на дату використовуються для додання або виправлення записів. Зверніть увагу, що для долара США встановлюється курс за 100 одиниць, це зазначено в реквізиті Кратность. Таке подання зроблено для підвищення точності розрахунків.

Програма дозволяє завантажити курси валют через інтернет зі сайта finance.com.ua. Для цього призначена обробка Загрузка курсів валют, доступна в меню Сервіс  Викликати її можна натисненням кнопки Загрузити у формі довідника Валюти.

У діалоговій формі треба позначити валюти, для яких завантажуватимемо курси, і зазначити потрібний період. Перед завантаженням перевірте, чи ваш комп'ютер має встановлений доступ до інтернету.

Вилучені з розрахункового рахунка кошти надходять до каси підприємства. Усі надходження готівки до каси оформляються прибутковим касовим ордером (ПКО) типової форми КО-1, затвердженої Наказом №51.

У програмі оприбуткування готівкових коштів у касу виконується документом Прибутковий касовий ордер (меню Документи/Каса). Готівкові кошти до каси надходять з різних джерел. Під час заповнення документа джерело надходження коштів вибирається в полі Вид операції . Залежно від значення в полі Вид операції будуть вибрані рахунок, що кореспондує з касою, і його аналітика. Оскільки в нашому випадку гроші надходять з розрахункового рахунка підприємства, зазначимо в цьому полі Надходження грошей з банку.

При цьому в групі Аналітика буде вибрано кореспондуючий рахунок 311 і основний розрахунковий рахунок. У групі реквізитів Каса, сумма вибираємо "основну касу" підприємства, куди надходять готівкові кошти, і зазначаємо суму, що прибуткується. Валютою прибуткового ордера вважатиметься валюта, зазначена для вибраної каси в довіднику Рахунки нашої фірми. У реквізит Номер ПКО потрапляє черговий номер для друкованої форми прибуткового ордера, при цьому його можна змінити вручну. Програма веде автоматичну нумерацію ордерів для кожної каси (касової книги), збільшуючи відповідний реквізит у довіднику Рахунки нащої фірми. У групі Реквізити ордера є текстові поля, які будуть перенесені до друкованої форми ордера.

На закладці Додатково містяться реквізити, які показують, чи належить операція до валових доходів або витрат, а також інформація для відображення першої події (якщо її треба визначити вручну). Якщо такої потреби немає, перша подія буде визначена для замовлення, вибраного в поле Заказ на основній закладці. Ці поля заповнюються тоді, коли джерелом надходження коштів є виручка.

Якщо проведення по касі можуть формувати інші документи конфігурації (у нашому випадку для операції надходження грошей з розрахункового рахунка до каси це був би документ Банківська виписка), слід відзначити прапорець Тільки зареєструвати, інакше проведення буде сформовано двічі.

Кнопка Друк дозволяє надрукувати типову форму КО-1 прибуткового касового ордера або виконати "вдруковування" даних у бланк суворої звітності. Перед друком перевірте форму документа на відповідність вимогам Наказу №51. Зокрема, в графі Прийнято від... має бути зазначено ПіБ особи, що здає гроші в касу. За потреби друковану форму документа можна відредагувати. Заповнені документи Прибутковий касовий ордер зберігаються в журналі документів "Каса".

Для оформлення надходження в касу валютних коштів користуються тим самим документом, який заповнюють аналогічно.

 Належним чином оформлені касові ордери повинні реєструватися в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів типової форми КО-3 (окремо прибуткові і окремо видаткові документи). Після реєстрації в журналі прибуткові і видаткові касові ордери передаються касирові для приймання або видачі готівкових коштів.

Усі надходження і видача готівки у національній валюті обліковуються в касовій книзі (типова форма КО-4, затверджена Наказом №51).

Під час формування звіту слід задати період, за який має бути створений звіт

Після завершення всіх операцій за день касир друкує форму Лист касової книги в двох примірниках, перший з яких буде власне вкладним аркушем касової книги (відповідає невідривній частині книги при ручному обліку), другий - Звітом касира. Правильність складання звіту зручно перевіряти, поки друкована форма ще в електронному вигляді. Для цього у звіті передбачена деталізація. У тому місці, де покажчик набирає форми лупи, при натисненні ENTER ви побачите операцію, якій вона відповідає, і можете переглянути і відредагувати операцію.

Після перевірки правильності складання і друку цих документів касир здає Звіт касира разом із прибутковими і видатковими документами до бухгалтерії під підпис у вкладному аркуші, який повертається касирові. Положення №72 вимагає підшивати вкладні аркуші касової книги окремо за кожний місяць і зшивати їх за рік (або в міру потреби). Також слід протягом 36 місяців зберігати касову книгу в архіві підприємства на електронних носіях. Швидше за все зберігати треба не електронні копії самих друкарських форм, а базу даних. У цьому випадку доведеться зберігати всю базу даних (в "1С:Бухгалтерії" вона неподільна і не можна виділити тільки касову книгу).

Аналіз інформації

Ми досить рідко формуємо регістри, що відповідають журналам-ордерам і відомостям, але оскільки в ст. 5 Положення №72, присвяченій перевірці порядку ведення операцій з готівкою, згадується журнал-ордер №1 і відомість №1, їх, очевидно, треба мати. В "1С:Бухгалтерії" є стандартний звіт Журнал-ордер по субконто (меню Отчеты/Журнал-ордер по субконто), який можна сформувати за субконто Наші грошові рахунки, вибравши потрібну касу. Він дозволяє формувати як журнал-ордер (дебетові обороти рахунків з кредитом субконто), так і відомість (кредитові обороти рахунків з дебетом субконто), і сумістити ці звіти. Візуально зручніше, коли вони надруковані окремо. Формувати такий звіт можна за місяць. Якщо вибрати деталізацію за датами, ви отримаєте форму самого журналу №1 і відомості №1. При деталізуванні за операціями - форму з деталізацією за кожним документом (із зазначенням змісту операції). Таким чином, ви матимете документи, необхідні для перевірки.

Для роботи зручніше користуватися стандартним звітом Аналіз рахунка по датах. При завданні довільного періоду звіт буде сформований за кожний касовий день. Необхідні цифри деталізуються до операції. Досить зручні також звіти Аналіз рахунка по субконто і Оборотно-сальдова відомість по рахунку.

	ЛІТЕРАТУРА ДО ТЕМИ

 

 

 

1.   БутинецьФ.Ф. Інформаційні системи бухгалтерського обліку.- Житомир ПП „РУТА”, 2002 с.401-418;

2.     Редько М.М. Інформаційні системи і технології в обліку. – Немішаєве: НМЦ, 2003 с. 107-130;

3.   Маковей Ю.В. Інформаційні системи і технології в обліку. – Немішаєве: НМЦ, 2010 с.79-82

 

Контрольні запитання для перевірки знань

1.     Які рахунки призначені для обліку касових операцій?

2.     Які операції відображаються по дебету і кредиту рахунка  30 „Готівка в касі”?

3.     Які довідники повинні бути сформованні дл я відображення операцій з обліку касових операцій?

4.     Як перевірити суму залищку на рахунку на початок звітного періоду?

5.     Як ввести початковий залишок на рахунку 30 „Готівка в касі”?

6.     Які документи можна сформувати для відображення операцій по касі?

7.     Які є способи для відкриття документа Прибутковий касовий ордер і як перевірити проводки, що сформовані за цим документом?

8.     Як роздрукувати сформований документ?

9.     Як відкрити журнал Каса і сформувати Касову книгу?

10.     Які первинні документи можна сформувати для перерахування грошових коштів?

 

 

Практичні завдання

Задача 1. 30.01.2014 р. з основного розрахункового рахунка в касу підприємства надійшло 394,94 грн для виплати заробітної плати і 250 USD для видачі під звіт працівникові, що відряджається за кордон.

Цього ж дня заробітна плата була виплачена і валюта видана під звіт.

Курс USD у цей період становив на дату останньої операції: 22.01 - 5,3262 грн, 30.01 - 5,3222 грн (наведено умовний курс долара США). Залишок на розрахунковому рахунку - 3680 USD, у касі - 20 USD.