Автоматизація розрахунків із надходження та продажу товарів
Автоматизація розрахунків із надходження та продажу товарів
С.В.Шелін – викладач бухгалтерських дисциплін Горохівського коледжу
Львівського національного аграрного університету, спеціаліст вищої категорії, викладач-методист
Оскільки найбільші проблеми виникають у процесі ведення бухгалтерського і податкового обліку товарних операцій, розглянемо можливості програми "1С: Бухгалтерія" у цьому напрямі.
Товарні операції є одними з найпоширеніших у господарській практиці. Типова конфігурація "1С: Бухгалтерія" дозволяє автоматизувати облік надходження, переміщення, продажу товарів на підприємстві, проводити облік доходів від їх реалізації відповідно до вимог національних стандартів бухгалтерського обліку. Паралельно ведеться і податковий облік цих операцій.
Для відображення в обліку руху товарів призначений рахунок 28 "Товари" із субрахунками: для обліку товарів і склотари призначений субрахунок 281, 282; комісійних товарів — 283; для обліку зворотної тари — 284. Також застосовується контрак-тивний субрахунок 285 "Торгова націнка" для відображення різниці між купівельною ціною (первісною вартістю товарів без ПДВ) та ціною продажу[2].
Важлива умова правильної організації обліку — єдність оцінки товарів (купівельна вартість або продажна) під час їх оприбуткування та під час їх списання. На всіх рахунках (крім рахунка 285 "Торгова націнка") облік руху товарів можна організувати в кількісному вираженні. Аналітичний облік організований у розрізі аналітичних рахунків, які в програмі названі як субконто. До рахунка 28 в програмі передбачено субконто: 1) номенклатури (субконто ТМЦ), 2) партій і 3) місць зберігання (складів і матеріально відповідальних осіб). Серед складів розрізняють оптові склади (на яких ведеться кількісно-сумарний облік у купівельних цінах) і роздрібні склади або магазини, де ведеться облік у цінах продажу.
Програма дозволяє організувати на роздрібних складах (магазинах) сумарний або кількісно-сумарний облік руху товарів. На практиці для обліку роздрібного продажу ведуть сумарний облік. Для організації кількісно-сумарного обліку необхідно щодня вносити дані за повним асортиментом і кількістю реалізованих товарів. Це великий обсяг даних, тому зручніше вести такий облік у спеціалізованій торговій програмі — "1С: Торгівля і склад для України". Дана конфігурація має зв'язок безпосередньо з технічними засобами, приладами з реалізації товарів (електронно-контрольні касові апарати, торгові сканери)[4].
В програмі формування проведень ґрунтується на базі документів, які формуються на різних етапах руху товарів. Товари надходять на оптовий склад підприємства від постачальників або з власного виробництва. При цьому формується їх первісна вартість, до якої при необхідності відносять методом прямого включення додаткові витрати на перевезення, на природний убуток у дорозі. Потім з оптового складу товари переміщаються в магазин (складів і магазинів може бути кілька, але прийнято, що безпосередньо від постачальників товари в магазини не надходять). При переміщенні формується торгова націнка, після цього товари продаються покупцям. У магазині можлива зміна торгової націнки. При поверненні товару роздрібним покупцем рух відбувається в зворотному порядку — через роздрібний магазин, оптовий склад, при цьому виконують сторнувальні проведення. Ця схема обігу товарів є підставою для формування документів в електронному вигляді .
Питання розглянемо на базі стандартної конфігурації або на конфігурації «Фермер» (не в Торгівлі і Складі). На мою думку, коли тільки починаєш працювати в 1С, краще взяти за основу все-таки стандартну конфігурацію 1С, і лише потім, коли будуть вивчені основні прийоми роботи, механізми отримання звітів, можна поставити питання про вивчення «1С: Торгівля і склад для України».
Прихід товарів від постачальника
Прихід товарів від постачальника оформляється документом «Приходная накладная». В цьому документі зверху ми вибираємо постачальника та склад (місце зберігання) товару. В табличній частині ми заповнюємо, який саме товар, в якій кількості і на яку суму поступив.
При проведенні документ формує проводки:
|
Дт |
Субконто Дт |
Кт |
Субконто Кт |
Зміст проводки |
|
6415 |
|
631 |
Постачальник |
На суму ПДВ (всього по документу) |
|
Дт |
Субконто Дт |
Кт |
Субконто Кт |
Зміст проводки |
|
281 |
Склад |
631 |
Постачальник |
На кількість та суму по кожному товару (рядку) |
|
|
|
|
|
Звертаю увагу, що прихід можливий тільки на оптовий склад (281 рахунок) і на те, що на складі товар обліковується без ПДВ.
Для обліку товарів на складі використовуються субрахунки рахунку 28, для обліку розрахунків з постачальниками рахунок 631[1]. До початку роботи бажано, щоб у довідниках були заповнені:
а) список постачальників у довіднику «Контрагенты».
б) список товарів у довіднику «Номенклатура».
в) список складів або матеріально-відповідальних осіб в довіднику «Места хранения».
г) хоча б один банківський рахунок в довіднику «Счета нашей фирмы».
Оплата за товар (по банку) формується документом «Банковская выписка». Цей документ є аналогом реальної банківської виписки. Для нашого випадку потрібно вказати в табличній частині «-», що означає, що ми перераховуємо кошти, вказати 631 рахунок та вибрати контрагента (організацію), якій ми перераховуємо кошти. Під організацією потрібно вибрати документ – підставу для перерахування коштів. Це може бути прихідна накладна, вхідний рахунок від постачальника або договір. В стандартній поставці вказання цього документу обов’язкове, без нього «Банковская выписка» не проведеться. Також треба звернути увагу, що на рахунку (в банку) повинна бути необхідна сума. Документ сформує проводку:
|
Дт |
Субконто Дт |
Кт |
Субконто Кт |
Зміст проводки |
|
631 |
Постачальник |
311 |
Склад |
На суму оплати |
Також варто тут розглянути переміщення товарів з одного складу на інший склад або із оптового складу в магазин. Переміщення оформляються документом «Перемещение ТМЦ между складами». У випадку переміщення з оптового складу на оптовий склад для кожного рядка буде зроблено проводку:
|
Дт |
Субконто Дт |
Кт |
Субконто Кт |
Зміст проводки |
|
281 |
Склад |
281 |
Склад |
На кількість і облікову суму товару. |
|
|
Товар |
|
Товар |
У випадку переміщення із оптового складу на роздрібний, до проводки по товару
|
Дт |
Субконто Дт |
Кт |
Субконто Кт |
Зміст проводки |
|
282 |
Склад |
281 |
Склад |
На кількість і облікову суму товару. |
|
|
Товар |
|
Товар |
буде ще й проводка по націнці:
|
Дт |
Субконто Дт |
Кт |
Субконто Кт |
Зміст проводки |
|
282 |
Склад |
285 |
Склад |
На суму роздрібної націнки та ПДВ |
|
|
Товар |
|
Товар |
У випадку повернення з магазину на оптовий склад також формується документ «Перемещение ТМЦ между складами», який і зробить сторнуючі проводки.
Отже, рух товару по оптовому складу можна побачити, проаналізувавши рахунок 281, по роздрібній точці – рахунки 282 для собівартості та 285 для націнки. Стан взаєморозрахунків видно на бухгалтерському рахунку 631.
Автоматизація розрахунків з продажу товарів, контролю та аналізу збуту.
Продаж товарів можливий з оптового складу та з роздрібного складу (магазину). Продаж товарів з оптового складу оформляється документом «Расходная Накладная». В цьому документі ми вказуємо в шапці – організацію, якій ми продаємо товар та рахунок обліку розрахунків з цією організацією (переважно 361 рахунок). В табличній частині ми вказуємо, який саме товар, в якій кількості і по якій ціні ми продаємо. При заповненні необхідно також вказати партію, з якої ми продаємо товар. При проведенні документ сформує проводки:
|
Дт |
Субконто Дт |
Кт |
Субконто Кт |
Зміст проводки |
|
361 |
Покупець |
702 |
|
На загальну суму товару |
|
Дт |
Субконто Дт |
Кт |
Субконто Кт |
Зміст проводки |
|
702 |
|
6415 |
|
На загальну суму ПДВ |
|
Дт |
Субконто Дт |
Кт |
Субконто Кт |
Зміст проводки |
|
902 |
|
281 |
Склад |
На кількість та облікову вартість кожного товару. |
|
|
|
|
Товар |
Про партійний облік.
Партійний облік використовується для того, щоб можна було отримати інформацію про те, коли і від якого постачальника прийшов той чи інший товар. Фактично партія це прихідний документ, по якому товар поступив на склад[3].
Партійний облік можна не використовувати а обліковувати товар по середньозваженій ціні. Тоді всі товари будуть приходити на партію «Партия по умолчанию». При списанні також потрібно буде вказувати «Партия по умолчанию».
Партійний облік в 1С можна вести трьома методами: по партіям, FIFO, LIFO. Метод по партіям означає, що в кожному розхідному документі обов’язково вказувати, з якої саме партії потрібно списати товар. Метод FIFO автоматично списує спочатку товар, який прийшов раніше а потім товар, який прийшов пізніше. Метод LIFO навпаки спочатку товар, який прийшов останнім а потім товари, які прийшли раніше[3].
На невеликих підприємствах можна не використовувати партійний облік (працювати по середньозваженій). Податкова вимагає використання методу FIFO.
Вказати, який саме метод обліку партій використовується можна в константі: «Метод партионного учета» яка знаходиться в списку в меню Операции – Константы.
Повернемося до обліку продажу товарів. Отже, продаж з роздрібного складу (магазину) оформляється документом «Розничная Накладная». Він виглядає та заповнюється аналогічно до документу «Расходная Накладная». При проведенні цей документ формує проводки:
|
Дт |
Субконто Дт |
Кт |
Субконто Кт |
Зміст проводки |
|
301 |
|
702 |
|
На суму продажу. |
|
Дт |
Субконто Дт |
Кт |
Субконто Кт |
Зміст проводки |
|
702 |
|
6415 |
|
На суму ПДВ |
|
Дт |
Субконто Дт |
Кт |
Субконто Кт |
Зміст проводки |
|
902 |
|
282 |
Склад |
На кількість та вартість кожного товару (без націнки). |
|
|
|
|
Товар |
|
Дт |
Субконто Дт |
Кт |
Субконто Кт |
Зміст проводки |
|
285 |
Склад |
282 |
Склад |
На суму націнки + ПДВ. |
|
|
Товар |
|
Товар |
Перша проводка стосується каси і робиться тільки тоді, коли є дозвіл на поступлення коштів в касу всіма документами (а не тільки касовими ордерами). Ці режими переключаються константою «Проводки по кассе только кассовыми ордерами».
Отже, вартість товару на оптовому складі обліковується на рахунку 281 (в цінах без ПДВ), на роздрібному складі на рахунку 282 (в роздрібних цінах з ПДВ), націнка – на 285 рахунку. Доходи від продажу по Кт рахунку 702, собівартість проданих товарів – по Дт рахунку 902.
Оплату за товари по банку оформляють документом «Банковская выписка», але вже з «+». Оплату через касу – документом «Приходный кассовый ордер». У випадку роздрібної торгівлі, надходження коштів в касу можна оформити одразу документом «Розничная Накладная».
Стан оплати за реалізовані товари можна отримати аналізуючи рахунок 361[5].
Автоматизований облік дав обліковим працівникам і керівникам великі можливості щодо оперативності та якості складання звітності. При комп'ютерному способі обробки даних звітність формується як у регламентному режимі, так і в режимі запитів до бази даних, а не складається один раз для використання протягом тривалого часу.
Література та інтернет ресурси:
1. Засадна Х.О., Бухгалтерський облік основних господарських операцій у програмі 1С: Бухгалтерія 7.7.: навчал.пос.-К: „Центр учбової літератури”, 2010. - 237с.
2. Іхваненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту.навч.пос.- К: Знання, 2008. -343с.
3. «Економічні науки». – Серія «Облік і фінанси». – Випуск 9 (33). – Ч. 2. – 2012.
6. https://buhgalter911.com/ShowArticle.
